Une réunion efficace

L'art et la manière de conduire une réunion, à chacun son rôle...

Une réunion efficace ce n'est pas bien compliqué. Il suffit de respecter quelques règles de préparation et d'organisation du déroulement.
. Un motif et un ordre du jour précis
. Des participants correctement ciblés
. Un déroulement minuté.
. En conclusion :
. Un plan d'actions,
. Un ou plusieurs responsables nominativement désignés,
. Un calendrier
. Un compte-rendu.
Facile non ?
En exemple, pour illustrer le propos, une réunion rondement menée...
Contexte : Société Martin, Lundi 10h30.
Motif de la réunion : Retard de développement d'un nouveau produit. Le client a dépassé le stade de l'inquiétude et commence à faire sérieusement chauffer le téléphone.
Bref, ça ne va plus.
Réunion de travail d'urgence.

Sont présents :
. Gérard Réson : DG
. Christophe Pamois : DSI
. Clarisse Lôtre : BE
. Gilbert Paltant : Marketing
. Géraldine Padavi : DAF
. Jean-Edouard Settould : R et D
. Jeanne-Evelyne Nesaipadirnont : Jeune ingénieure logistique, nouvellement arrivée
. Georges Fain : Responsable Commercial

Ouverture de la réunion :
G. Réson : Bon sang qu'est-ce qu'il se passe encore ?
Agressif et direct, il demande des comptes en prenant soin de ne pas se sentir responsable. Un patron quoi !
C. Pamois commence à se justifier. Lui il n'y est pour rien. Faudrait voir avec les autres services.
C. Lôtre surenchérit. Elle non plus elle n'y est pour rien la pauvre chérie. Même que, selon ses dires, elle en a fait plus que sa part dans cette affaire. Non, ce n'est pas vraiment de son côté qu'il faut chercher la faute.
(Les deux compères, C Pamois, C Lôtre participent à toutes les réunions afin de s'assurer qu'ils ne porteront jamais le chapeau. Il est en effet préférable de rejeter la faute sur... justement celui ou celle qui n'est pas là !)
G. Paltant : Désolé pour mon retard, je suis à la bourre en ce moment. Une grosse affaire. Je vous en parlerai une autre fois. ( il sert rapidement les mains tout en parlant...) D'ailleurs je ne fais que passer, je lirai le compte-rendu à tête reposée. ( Son portable sonne, il répond en sortant de la salle...)
G. Padavi propose alors de comparer les différentes opportunités. Sans bien sûr n'en valoriser aucune ! Elle ne va tout de même pas s'engager non ?
On n'avance pas d'un poil.
J.E. Settould heureusement a bien étudié la question, et, comme toujours, sait exactement comment il aurait fallu faire pour que tout se passe bien.
G. Réson écoute ou plutôt attend son moment pour proposer-imposer la solution. C'est simple, il faut reprendre l'affaire en main et nommer un nouveau responsable pour redresser la situation. J.E. Nesaipadirnont, semble tout à fait taillée pour ce poste. Fraîchement recrutée, elle ne peut pas vraiment refuser. Elle proposera un plan d'actions pour lundi. Il fera office de compte-rendu.
Décision approuvée à l'unanimité, affaire réglée !
G. Fain a le mot de la fin : On bouffe où ce midi ?